PREGUNTAS GENERALES

Eventidis es una Start-up que ofrece un marketplace para el registro, la publicidad y venta de inscripciones a eventos científicos y tecnológicos organizados por entidades del sector I+D+i. El Evenbrite de la Ciencia y la Tecnología. 

Actualmente no existe ningún canal o plataforma que centralice el flujo de información sobre eventos del sector. Y pretendemos: 

  • Ahorrar en duración y costo de campañas publicitarias por las entidades organizadoras.
  • Reducir el tiempo en la búsqueda de speakers y en la gestión de propuestas científicas.
  • Sistematizar el proceso de inscripción y venta sin tener que hacer uso de múltiples plataformas digitales.

Hay tres grandes grupos de usuarios: 

  • Asistentes: cualquier persona interesada en el sector.
  • Speakers: profesionales y empresas del sector. 
  • Entidades organizadoras: 
    • Grupos de Investigación de las Instituciones I+D+i (Centros e Institutos de Investigación, Organismos de Salud, Infraestructuras Científicas y Técnicas Singulares, Organismos Públicos de Investigación, Centros Tecnológicos, Centros e Institutos de Investigación, Universidades Públicas, Universidades privadas). 
    • Dinamizadores I+D+i (Parques Científicos y Tecnológicos, OTRIs, Fundaciones para la Ciencia, Consultorías I+D+i).
    • Administraciones Públicas (Organismos Autónomos, Entidad Pública Empresarial, Agencia Estatal, Fundación Pública, Empresa Pública, Consorcios).
    • Empresas. 

Registrarse en nuestra plataforma es sencillo y rápido. Si pretendes asistir a eventos en condición de público-asistente o participar en estos como ponente, debes registrarte como “particular”. Si por el contrario lo que deseas es organizar un evento, tu cuenta estará asociada a “organizadores y empresas”. Una vez formalizado el registro, te enviaremos un correo de verificación. 

Sí. Las entidades registradas como empresas, y por tanto, los integrantes asociados a este perfil, podrán organizar un evento como entidad, y asistir y/o participar como particulares desde una misma cuenta. 

En Eventidis hemos querido adoptar el modelo de “Booking”. Esto quiere decir que ofrecemos una primera búsqueda de eventos atendiendo a una serie de parámetros (temática, fecha, localización o modalidad) y, posteriormente, ponemos a disposición un desplegable de eventos con subfiltros, lo cual permitirá un refinamiento de los resultados. 

Tras el rastreo, brindamos al usuario una lista de eventos convencional y un mapa interactivo georreferenciado con los criterios de selección marcados, así como la ficha completa con la información del evento. Existen 18 tipos de eventos que los organizadores pueden elegir: (1) Coloquio (2) Conferencia o charla (3) Congreso (4) Convención (5) Debate (6) Disertación Doctoral (7) Encuentro (8) Exposición (9) Feria (10) Foro (11) Jornada (12) Mesa redonda (13) Panel (14) Presentación (15) Seminario (16) Simposio (17) Taller o Workshop (18) Webinar.

Concretamente tres modalidades de evento: mixto, presencial y virtual.

PREGUNTAS USUARIOS (asistentes y ponentes)

En la ficha informativa de un evento concreto aparecerá la opción de inscribirte al mismo. Aquí podrás seleccionar el precio de inscripción, el cual estará asociado a un régimen concreto, previamente creado por la entidad organizadora. También será necesaria la identificación (autenticación) en el sistema para proceder a la reserva del evento en línea.  

Recibirás un correo de confirmación de Eventidis una vez se haya procedido debidamente a la compra o pago de la inscripción o entrada.

Esta opción es exclusivamente para los ponentes. El procedimiento asociado a la reserva de un evento por usuarios con este perfil pasa primero por un proceso de remisión de propuestas, el cual se fundamenta en dos pasos: un primero, donde cumplimentada toda la información básica y profesional, el ponente envía un formulario con la información sobre la propuesta de comunicación, y un segundo de aprobación o denegación de la solicitud por parte de la entidad organizadora. 

En caso de ser aprobada, el solicitante recibirá un correo electrónico con la notificación de dicha aprobación más un link para completar la reserva. 

Sí. El responsable legal de la entidad está en la obligación de poner a disposición una dirección de correo electrónico y un teléfono de contacto visible, tanto genérico como personal y/o institucional. Esto favorecerá a cualquier usuario hacia una comunicación abierta con la organizativa del evento. 

Además, la entidad organizadora dispone de un apartado en el área privada de envío de comunicaciones automáticas para los inscritos a fin de estar al día con las novedades, avances, cambios o modificaciones que pudieran darse en el evento. Es responsabilidad exclusiva de los organizadores los mensajes expuestos en tales comunicaciones.

No. Este servicio está asociado a un evento concreto para el usuario, dependiendo su disponibilidad y visibilidad únicamente de la contratación del servicio Networking Digital por la entidad organizadora en cuestión.

Es responsabilidad exclusiva de la organización hacer llegar a los inscritos los certificados genéricos del evento mediante las herramientas puestas a disposición en su panel privado. En tal circunstancia, podrás recibirlo al correo electrónico que tienes asociado a Eventidis.

Esto dependerá de si la organización ha subido el informe o acta para su descarga. La entidad dispondrá de 20 días naturales una vez finalizado el evento para habilitarlo en el área privada de su cuenta. Efectuado este proceso, los inscritos recibirán un correo electrónico automático para su descarga.

Sí, Eventidis se guarda el derecho de hacer público tu perfil (nombre, apellidos, perfil profesional, enlaces a los perfiles de redes sociales o portales científicos de la persona física) en la sección de Destacados de nuestra página de inicio. 

Si bien, respetamos tu decisión, por lo que estás en pleno derecho de rechazar cualquier divulgación que pudiera hacerse de tus datos personales o profesionales en cualquiera de los medios mencionados por nuestra empresa, escribiéndonos a somos@eventidis.com.

Sí. Puedes pagar de forma segura con tu tarjeta utilizando nuestro TPV virtual. En el momento que se haga efectiva la reserva, retendremos tu dinero hasta el día del evento. Posteriormente, Eventidis adopta el método de repago con los organizadores. Te invitamos a consultar las Condiciones Financieras en los Términos y Condiciones de los Usuarios.

Sí. En el precio de la inscripción se incluyen los gastos de gestión de la plataforma. No obstante, el usuario general tiene a disposición de compra los servicios asociados al evento que, en el caso de ser adquiridos, su precio se añadirá a la cuantía base de la inscripción o entrada.

El evento podría ser cancelado. Sin embargo, la decisión de cancelación se le otorga única y exclusivamente a los organizadores, no a Eventidis.

En caso de que la cancelación la efectúe la propia entidad antes de la fecha/día de celebración, a los inscritos se le devolverá la suma total que haya pagado (100%). Fundamentalmente se trata de los casos en los que la entidad cancela el evento por causas mayores (debidamente justificadas) o no ha alcanzado el número mínimo de inscritos a la actividad. De haber modificaciones parciales, la organización es plenamente responsable de incluirlas en la información del evento al menos con un día de antelación a la fecha de celebración, y además, el usuario general deberá ser notificado a través de la sección de avisos automáticos puesta a disposición para la organización en el perfil privado.

Sí, notificándolo al e-mail o teléfono de contacto de la entidad organizadora y/o al responsable de la entidad (habilitado en la ficha del evento). La comunicación de no asistencia y/o participación no es obligatoria pero sí altamente recomendable.

Si tienes alguna duda en la que nosotros podamos ayudarte en el momento de la cancelación, podrás ponerte en contacto a través del correo electrónico somos@eventidis.com.

Al realizar una reserva de evento aceptas las condiciones de cancelación de la entidad organizadora si no te presentas (no show), así como otros términos y condiciones adicionales que puedan afectarte y que igualmente han sido implementados por parte de esta. La política de cancelación de cada entidad estará disponible en la ficha del evento, por lo que te recomendamos que consultes esta información para ver las condiciones antes de proceder a la compra de la inscripción o entrada.

En lo que respecta a la política de cancelación de Eventidis, aconsejamos que leas detenidamente la Cláusula IX. Política de cancelación de nuestros Términos y Condiciones de los Usuarios. En este apartado podrás consultar las retenciones que aplicamos en caso de no asistir y/o participar. 

Si vas a llegar tarde o con retraso asegúrate de comunicarlo (con prontitud y a su debido tiempo) a la entidad organizadora, para que sepan cuándo llegarás, en el contacto habilitado por esta en la información completa del evento. 

Nuestra empresa no se hace responsable de las consecuencias que pueda tener tu retraso o cancelación por no presentarte al evento.

PREGUNTAS ORGANIZADORES

Profesionalmente, desempeñar funciones dentro de la entidad organizadora registrada en Eventidis. Además, te comprometes a la veracidad de la información personal y/o profesional de todos los integrantes de cuya cuenta eres responsable.

Como representante tienes a disposición una sección donde podrás enviar una invitación a aquellas personas que quieras que formen parte de tu organización. Para ello debes introducir el correo electrónico de la persona a la que quieras invitar y un código de seguridad de hasta 8 caracteres, que se deberá introducir cuando esta realice el proceso de registro. Así te asegurarás de que la persona que se adhiera es quien tú quieres que sea.

  • Mantén una correcta redacción, autenticidad, claridad, exhaustividad y veracidad en la información que ofreces. 
  • Comparte el enlace de la inscripción a tu evento con tus contactos facilitando así un mayor número de usuarios de pago sin la ayuda de intermediarios. 
  • Como responsable de la entidad, avisa a los inscritos de cualquier alteración, modificación o cambio en la información del evento.
  • Habilita todos los documentos imprescindibles para lograr una mayor atención y captación en el usuario derivándolo al proceso de compra de la entrada. 
  • Redacta informes o actas de resultados con un lenguaje sencillo, abierto, y transparente.
  • Anima a tus compañeros a registrarse. Un mayor número de profesionales no significa una mayor competencia, sino una mayor fuerza como comunidad para garantizar una plataforma social científica y tecnológica más conectada entre los agentes del sistema I+D+i. 

Publicar tus eventos en Eventidis no tiene ningún coste. Debes saber que, en el caso de no optar por el Pack Eventos a Cero, cuando recibas la transferencia con el importe de las inscripciones que hemos recibido retendremos el 19% del total. Aquí podrás ver las tarifas de nuestra empresa.

Nosotros no marcamos precio mínimo ni máximo. Lo decides tú. Lo que sí debes tener en cuenta son las diferentes opciones de precios que puedes establecer en relación a los regímenes. El usuario podrá ver todas las ofertas antes de realizar su compra.

Una vez finalice el evento, la orden de pago se enviará cuando procedas a la orden de liquidación con la emisión de la correspondiente factura, si corresponde, y tras solicitarnos el depósito del dinero en tu cuenta bancaria, descontando los gastos acordados de gestión y la cuantía relacionada con los servicios asociados, en un plazo máximo entre 1-5 días hábiles (siempre y cuando nuestra empresa tenga tu información bancaria válida).

La emisión de la factura correspondiente a la contratación de los servicios extras mensuales, en caso de que los hubiese, se realizará entre los primeros cinco días hábiles de cada mes.

Pueden hacerlo y están en su derecho. Recuerda redactar la política de cancelación del evento antes de publicarlo. No olvides también incluir un teléfono y un correo electrónico para que los usuarios puedan contactar con la organización en tal caso. 

Eventidis no se hace responsable de las consecuencias que pudieran derivarse de la no asistencia, participación o retraso por parte de un usuario al evento.

Como responsable o integrante de la entidad podrás visualizar en tiempo el número de inscritos a tu evento con sus datos personales y profesionales. Solo tienes que acceder a la zona de control del evento publicado.

En la zona de control de un evento publicado, como miembros de la organización, tenéis a disposición una herramienta para gestionar las propuestas recibidas, aceptándolas o rechazándolas, según interés. 

Eventidis notifica de forma interna la cantidad de propuestas pendientes de revisión, el número de ponentes confirmados al evento y el total de ponentes pendientes de completar su inscripción una vez han sido aceptadas las propuestas.

AJUSTES DE CUENTA

Necesariamente no. Para completar la información de registro en todo tipo de perfiles cabe señalar que la información que no se proporcione en el momento del registro, por el hecho de no ser obligatoria, se podrá incluir más tarde desde la zona privada.

Eventidis se basa en la relación de confianza entre los usuarios, de modo que es importante tener la información completa sobre quién eres. Un buen perfil público debe incluir nombre real, una foto donde se vea que eres tú, presentación personal y tu formación y/ o experiencia si eres un profesional. Es imprescindible, además, enlazar correctamente a tus perfiles de redes sociales o académicos. 

Una vez confirmada una reserva, estos son los datos que enviaremos a los organizadores, incluyendo también tu Documento Nacional de Identidad o Pasaporte y Nacionalidad. También es importante tener un correo electrónico válido para recibir cualquier aviso o notificación por parte de la entidad organizadora. 

Para poder publicar actividades es necesario tener registrado como mínimo el nombre jurídico de la entidad, un e-mail y un teléfono de contacto.

Podrás modificar tu información personal y/o profesional siempre que desees entrando en Perfil > Editar. 

Para dar de baja el perfil sigue este proceso: Perfil > Editar > Baja del perfil > Eliminar perfil.

En caso de pérdida, el sistema facilitará una página donde se podrá solicitar la nueva contraseña, siempre ofreciendo un refuerzo de seguridad adicional para evitar ataques de bots o de usuarios malintencionados.

Si sigues teniendo problemas, no dudes en escribirnos a somos@eventidis.com.

Las conductas agresivas, palabras difamatorias, injurias, obscenidades, agresividad, incitación a la violencia, acciones de naturaleza racista o xenófoba, de discriminación u odio, o de forma general que sea contrario a los valores éticos de nuestra empresa y que pueda infringir los derechos de Eventidis o de una tercera parte.

Si ves que alguna expresión pudiera caer dentro de estas categorías, por favor rogamos que nos envíes inmediatamente un correo a somos@eventidis.com. De esta manera, apoyas y respetas nuestros Términos y Condiciones de los Usuarios y la Política de Privacidad.

CONTACTO

El equipo de Eventidis está disponible siempre que lo necesites. Lo único que debes hacer es escribirnos a través de la sección de contacto o directamente a somos@eventidis.com. Responderemos lo antes posible a tu solicitud.

Si tienes problemas técnicos con tu cuenta, si no entiendes algo sobre el funcionamiento de Eventidis, si tienes alguna incidencia con un usuario o tienes dudas con respecto a una reserva, el equipo de Eventidis estará encantado de escucharte para buscar una mejor solución. 

Cualquier propuesta, opinión o consejo serán bienvenidos en la empresa a fin de garantizar nuestra filosofía: la de diseñar y crear un producto hecho a medida por nuestros clientes.